Une approbation formelle, enregistrée et contrôlée, qui permet l'engagement ou l'encaissement d'une dépense contre un budget ou une source de financement approuvée, conformément aux matrices d'autorisation déléguée et aux politiques d'approvisionnement ou financières.

Principe

Assurer la séparation des fonctions, appliquer des seuils d'approbation, exiger la preuve de disponibilité budgétaire et enregistrer les autorisations de manière retrouvable afin que les engagements soient contrôlés et auditables avant tout décaissement.

Démonstration

Exemples : un bon de commande autorisé émis contre une ligne budgétaire, une demande d'achat approuvée respectant les limites de délégation, la validation d'un responsable sur une demande de dépense dans les seuils de la politique, ou une approbation électronique enregistrée dans l'ERP avec horodatage et identité de l'approbateur.

Mauvaise application

Accepter des approbations verbales sans trace, approuver des dépenses après qu'elles ont été engagées (autorisation rétroactive), ignorer les vérifications de disponibilité budgétaire, ou faire circuler des approbations hors des matrices de délégation établies pour contourner les contrôles.

Conséquence

Une autorisation de dépense appropriée réduit les dépenses non autorisées, renforce la discipline budgétaire, crée une piste d'audit pour les engagements et aide à prévenir les dépassements budgétaires et la fraude.

Inversion

Une autorisation de dépense non contrôlée (ou inexistante) conduit à des engagements non autorisés, des passifs non budgétés, des contrats d'approvisionnement non respectés et un affaiblissement des contrôles internes, augmentant le risque financier et de conformité.

Limite

Couvre l'étape d'autorisation pour engager des fonds ; elle se distingue de l'exécution du paiement, du lettrage des factures ou des processus de remboursement de frais et peut être gouvernée par des systèmes et politiques distincts pour les achats, la trésorerie et les comptes fournisseurs.

Tension sémantique

Souvent confondue avec les bons de commande, les engagements d'achat ou les approbations de paiement : l'autorisation de dépense est la permission d'engager des fonds (souvent via bon de commande ou demande), tandis que l'approbation de paiement est la permission de libérer des liquidités ou de payer un fournisseur.

Synthèse

L'autorisation de dépense relie l'approbation managériale documentée, l'autorité déléguée et les vérifications de disponibilité budgétaire en un point de décision contrôlé qui permet d'engager des fonds tout en conservant un enregistrement traçable de qui a autorisé quoi et pourquoi.