Una aprobación formal, registrada y controlada que permite el compromiso o la asunción de un gasto contra un presupuesto o fuente de financiación aprobada, de acuerdo con matrices de autoridad delegada y políticas de compras o finanzas.

Principio

Asegurar la segregación de funciones, aplicar umbrales de aprobación, exigir evidencia de disponibilidad presupuestaria y registrar las autorizaciones de manera recuperable para que los compromisos estén controlados y auditables antes de que ocurran salidas de efectivo.

Demostración

Ejemplos incluyen una orden de compra autorizada contra una partida presupuestaria, una requisición de compra aprobada que cumple los límites de delegación, la firma del gerente sobre una solicitud de gasto dentro de los umbrales de política o una aprobación electrónica registrada en el ERP con marca de tiempo e identidad del aprobador.

Aplicación incorrecta

Aceptar aprobaciones verbales sin registro, aprobar gastos después de que se hayan incurrido (autorización retroactiva), ignorar las comprobaciones de disponibilidad presupuestaria o encaminar aprobaciones fuera de las matrices de delegación establecidas para eludir controles.

Consecuencia

La autorización de gasto adecuada reduce el gasto no autorizado, refuerza la disciplina presupuestaria, crea una pista de auditoría para los compromisos y ayuda a prevenir sobrepasos presupuestarios y fraudes.

Inversión

Una autorización de gasto no controlada (o inexistente) conduce a compromisos no autorizados, pasivos no presupuestados, contratos de compra incumplidos y controles internos debilitados, aumentando el riesgo financiero y de cumplimiento.

Límite

Abarca el paso de autorización para comprometer fondos; es distinta de la ejecución del pago, la imputación de facturas o los procesos de reembolso de gastos y puede regirse por sistemas y políticas separadas para compras, tesorería y cuentas por pagar.

Tensión semántica

Con frecuencia se confunde con órdenes de compra, compromisos de compra o aprobaciones de pago: la autorización de gasto es el permiso para comprometer fondos (a menudo vía OC o requisición), mientras que la aprobación de pago es el permiso para liberar efectivo o pagar a un proveedor.

Síntesis

La autorización de gasto enlaza la aprobación gerencial documentada, la autoridad delegada y las comprobaciones de disponibilidad presupuestaria en un punto de decisión controlado que permite comprometer fondos manteniendo un registro auditablesobre quién autorizó qué y por qué.