Un processus systématique qui compare les écritures de dépenses enregistrées aux pièces justificatives et documents sources pour vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et la classification comptable appropriée.

Principe

Les dépenses doivent être rapprochées de leurs preuves sources et des périodes comptables afin que les états financiers reflètent les coûts et les passifs réels conformément aux politiques comptables.

Démonstration

En fin de mois, le grand livre des comptes fournisseurs est comparé aux factures fournisseurs, aux avis de paiement et aux accusés de réception ; les écarts sont analysés et des écritures d'ajustement sont passées pour aligner le grand livre sur les documents sources.

Mauvaise application

Considérer le rapprochement des dépenses comme une activité ponctuelle d'audit ou ne rapprocher que des totaux sans remonter aux factures, ce qui peut masquer des paiements en double, des erreurs de classification ou des charges omises.

Conséquence

Lorsqu'il est correctement réalisé, le rapprochement réduit les erreurs et le risque de fraude, produit des rapports de dépenses fiables et facilite la clôture de période et l'élaboration des budgets.

Inversion

L'inverse serait d'accepter des totaux de dépenses non rapprochés comme définitifs, conduisant à des imputation non vérifiées, des écarts inexpliqués et un affaiblissement du contrôle interne.

Limite

Couvre les opérations de dépenses enregistrées et les pièces justificatives associées ; exclut la réconciliation des encaissements, les rapprochements bancaires (sauf en cas d'intersection) et les prévisions budgétaires de haut niveau qui ne sont pas basées sur des transactions.

Tension sémantique

Peut être confondu avec la réconciliation des paiements (appariement des paiements aux factures) ou la réconciliation de comptes (équilibrage des soldes) ; le rapprochement des dépenses se concentre spécifiquement sur les opérations de dépenses et leurs preuves.

Synthèse

Le rapprochement des dépenses est l'appariement contrôlé des écritures de dépenses aux preuves sources et aux règles comptables afin que les coûts enregistrés soient complets, correctement classés et vérifiables.